Lernmittelleihe online

Das Online-Portal für die Abwicklung der Lernmittelleihe und Bücherverwaltung an deutschen Schulen.


Die Lernmittelleihe online ist eine web- und browserbasierte Software für die Abwicklung
der (entgeltlichen) Lernmittelleihe an deutschen Schulen.

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Hintergrund

Die Ursprünge der Software liegen in einem Schülerprojekt des geschäftsführenden Gesellschafters Daniel Guth am Gymnasium Carolinum Osnabrück aus dem Jahre 2006. Zu dieser Zeit wurde die Lernmittelfreiheit in Niedersachsen abgeschafft, sodass ein Leihverfahren entwickelt werden musste. Der Anspruch war, die Leihe konsequent bereits im ersten Jahr online anzubieten, um das Verteilen von sowie das anschließende Erfassen der „analogen“ Daten zu vermeiden. Die Software wird seit diesem Zeitpunkt durchgängig am Gymnasium Carolinum Osnabrück und mittlerweile an weiteren Schulen für die alljährliche Lernmittelleihe eingesetzt. Die Software wird seitdem ständig weiterentwickelt und optimiert. Erstmalig für das Schuljahr 2014/15 steht ein neues Modul zur Exemplar-Verwaltung zur Verfügung.

Wir freuen uns, Ihnen das so enstandene Produkt Lernmittelleihe online anbieten und Sie damit in Ihren Prozessen unterstützen zu können.

Leihportal

Das Leihportal der Lernmittelleihe online ist das so genannte Frontend für Schüler und Eltern. Auf die Seiten des Portals können alle Besucher uneingeschränkt (ohne Login) zugreifen. Es beinhaltet die Bücherlisten für das kommende Schuljahr und bietet die Möglichkeit zur Anmeldung an der entgeltlichen Ausleihe.

Startseite

Auf der individuell gestaltbaren Startseite werden alle wichtigen Informationen für die Benutzer (Schüler/Eltern) zusammengetragen. Hierzu zählen zum Beispiel der Leihzeitraum sowie Informationen über den Ablauf der Leihe.

  • Bücherliste
    In den Bücherlisten werden für jeden Jahrgang alle notwendigen Lernmittel aufgeführt. Hierzu gehören sowohl Bücher, die im Ausleihverfahren geliehen werden können, als auch Bücher oder Arbeitshefte, die durch die Schüler/Eltern selbständig beschafft werden müssen. Die Listen beinhalten Informationen über Fach, ISBN, Titel, Neupreis und Leihpreis des Buches. Bücher, die nicht geliehen werden können, sind entsprechend gekennzeichnet.

    Jede Liste wird als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt. Somit können die Benutzer die für sie relevante Liste downloaden und ggf. ausdrucken.

  • Leihe
    Auf der Leih-Seite können sich Benutzer zur entgeltlichen Ausleihe anmelden. Alle relevanten persönlichen Informationen werden über ein Formular eingegeben. Für eine eindeutige Zuordnung wird die kommende Klasse (die Klasse, die der Schüler im nächsten Schuljahr besuchen wird) aus einer vorgegebenen Auswahlliste selektiert. Anträge auf Ermäßigung oder Befreiung vom Entgelt werden direkt durch Anklicken eines entsprechenden Auswahlfeldes gestellt und müssen anschließend nur noch in der Verwaltung bestätigt werden. Durch die Auswahl der gewünschten Bücher und die Anerkennung der Leihbedingungen melden sich die Schüler/Eltern zur Ausleihe an und erhalten eine Quittung mit allen relevanten Informationen. Die Quittung kann anschließend als PDF-Dokument heruntergeladen und ausgedruckt werden. Außerdem wird sie automatisch an die angegebene E-Mail-Adresse versandt.
So funktioniert das Leihportal
So funktioniert das Leihportal
  • Häufige Fragen
    In diesem Bereich werden häufig gestellte Fragen (so genannte FAQs) und Antworten gezeigt. Die Fragen und Antworten werden in der Verwaltung hinterlegt. Durch die zentrale Beantwortung von häufig gestellten Fragen können telefonische oder E-Mail-Anfragen gering gehalten werden.
  • Kontakt und Impressum
    Falls doch eine Frage bestehen sollte, können die Benutzer hier alle wichtigen Kontaktinformationen finden.

Probieren Sie unsere Demo und überzeugen Sie sich selbst.

Leihportal Administration

Features

Auf der individuell gestaltbaren Startseite werden alle wichtigen Informationen für die Benutzer (Schüler/ Eltern) zusammengetragen. Hierzu zählen zum Beispiel der Leihzeitraum sowie Informationen über den Ablauf der Leihe.

  • Online-Nutzung der Software (Software as a Service)
  • Leihportal
  • Individualisierte Startseite / Leihbedingungen
  • Antrag auf Ermäßigung / Befreiung
  • E-Mail-Benachrichtigungen
  • MT940-Import (automatischer Zahlungsabgleich)
  • Jahrgangs-, Klassen- und Bücherverwaltung

Online-Nutzung der Software (Software as a Service)

Die Lernmittelleihe online wird komplett webbasiert und online betrieben. Eine zusätzliche Softwareinstallation ist nicht nötig. Es wird keine neue Hardware in der Schule benötigt, da die Software durch die G&S IT Solutions bereitgestellt wird (Software as a Service). Außerdem befindet sich die Software somit immer auf dem aktuellsten Stand. Der Zugriff kann von jedem PC mit Internetzugang und Webbrowser erfolgen.

Leihportal

Das Leihportal der Lernmittelleihe online ermöglicht den Schülern/Eltern die Auswahl der gewünschten Bücher, berechnet automatisch die zu entrichtenden Leihgebühren und erstellt eine Quittung mit den Überweisungsdaten.
Im Portal werden aber auch die Buchlisten mit sämtlichen Büchern (auch Bücher ohne Ausleihe) für die einzelnen Jahrgänge zur Verfügung gestellt. Das Drucken und Austeilen von Listen für jeden Schüler kann somit entfallen. Dies spart Zeit, Geld und schont die Umwelt.

Individualisierte Startseite / Leihbedingungen

Die Startseite für das Leihportal kann individuell gestaltet werden. Außerdem können individuelle Leihbedingungen hinterlegt werden, die bei jedem Leihvorgang durch die Schüler/Eltern akzeptiert werden müssen.

Antrag auf Ermäßigung / Befreiung

Ein Antrag auf Ermäßigung (20% bei mindestens drei schulpflichtigen Kindern) oder ein Antrag auf Befreiung der Entgelte kann direkt während des Anmeldevorgangs gestellt werden und in der Verwaltung nach Eingang der erforderlichen Bescheinigungen bestätigt oder abgelehnt werden.

E-Mail-Benachrichtigungen

Die E-Mail-Benachrichtigungen der Lernmittelleihe online informieren die Schüler/Eltern stets über den aktuellen Stand des Leihvorgangs. E-Mails werden automatisch bei erfolgreicher Anmeldung (Quittung), Zahlungseingang, fehlenden Anträgen oder Bescheinigungen und fehlendem Zahlungseingang verschickt.

MT940-Import (automatischer Zahlungsabgleich)

Die Importfunktion des Bankdatenformats MT940 ermöglicht den automatischen Abgleich der Kontobewegungen mit Leihvorgängen. Eine Zahlung wird somit direkt dem entsprechenden Leihvorgang zugeordnet. Auch mehrere Zahlungen und Rücküberweisungen werden verrechnet. Der aufwändige manuelle Abgleich der Kontoauszüge ist nicht mehr von Nöten.

Jahrgangs-, Klassen- und Bücherverwaltung

Intuitiv und einfach werden die Jahrgänge und Klassen des kommenden Schuljahres angelegt. Anschließend können jedem Jahrgang die entsprechenden Bücher zugeordnet werden. Dabei werden Leihpreise automatisch in Abhängigkeit von der Leihdauer und dem Neupreis berechnet. Sie können selbstverständlich auch manuell eingegeben werden.

  • Verwaltung von häufig gestellten Fragen (FAQ)
  • Auswertungen
  • Schülerdate-Import aus DaNiS oder via CSV
  • Exemplar-Verwaltung
  • Protokollierung der Exemplar-Historie
  • Übernahme der Exemplar-Daten aus KonForm

Verwaltung von häufig gestellten Fragen (FAQ)

In einer eigenen FAQ-Verwaltung können häufige Fragen beantwortet werden. Die hier hinterlegten Fragen und Antworten werden im Leihportal für die Schüler/Eltern angezeigt und ersparen somit zahlreiche Anfragen.

Auswertungen

Die Software stellt jederzeit zahlreiche Auswertungen und PDF-Dokumente zur Verfügung:

  • Leihscheine für jeden Schüler (gruppiert nach Klassen oder Jahrgängen)
  • Buchübersicht (welches Buch wurde wie oft geliehen)
  • Bücherlisten für die einzelnen Jahrgänge

Schülerdate-Import aus DaNiS oder via CSV

Die Schülerdaten können durch eine vorgefertigte Schnittstelle aus der Schulverwaltungssoftware DaNiS übernommen werden. Durch eine zusätzliche CSV-Schnittstelle können die Daten auch aus zahlreichen anderen Programmen importiert werden.

Exemplar-Verwaltung

Aufbauend auf die Bücherverwaltung können die Einzelexemplare jedes Buches verwaltet werden. Dabei erhält jedes Buch eine eindeutige Identifikationsnummer, die als Etikett mit einem Strichcode am Exemplar angebracht wird.

Protokollierung der Exemplar-Historie

Bei der Buchausgabe- und -rückgabe werden die einzelnen Leihvorgänge mit der Hilfe der Strichcodes einfach erfasst und einem Schüler zugeordnet. Die Historie jedes Exemplars kann so jederzeit nachvollzogen werden. Dabei können auch Beschädigungen oder andere Hinweise hinterlegt werden.

Übernahme der Exemplar-Daten aus KonForm

Wurde zuvor die Lernmittelverwaltung KonForm eingesetzt, können die bereits vorhandenen Daten aus KonForm übernommen werden. Die Konvertierung der Daten wird für Neukunden der Exemplar-Verwaltung kostenlos durch die G&S IT Solutions durchgeführt.

Verwaltung

In der Verwaltung (dem Backend) der Lernmittelleihe online werden alle Konfigurationen und Einstellungen vorgenommen, sowie die Jahrgänge, Klassen und Bücher verwaltet. Außerdem werden in der Verwaltung alle Leihvorgänge überwacht, bearbeitet und ausgewertet.

Die Verwaltung setzt sich aus zwei Modulen zusammen:

Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht das Anlegen, Editieren und Sperren von Benutzern für den Verwaltungsbereich. Somit kann jede Verwaltungskraft für die Lernmittelleihe einen eigenen Zugang und bestimmte Berechtigungen erhalten. Zum Beispiel darf das Sekretariat nur neue Leihvorgänge erstellen (für Schüler, die im Ausnahmefall ein Formular abgegeben haben) und den Status eines Leihvorganges einsehen, aber nichts an den Bücherlisten ändern. Berechtigungen können für jede Funktion frei und unabhängig vergeben oder entzogen werden.

Lernmittelleihe

In dem Modul Lernmittelleihe werden alle weiteren Funktionen zur Verfügung gestellt. Diese lassen sich grob in zwei Bereiche einteilen:

  • Als erstes wären die Einstellungen und Konfigurationen zu nennen, die hauptsächlich vor dem Leihzeitraum getätigt werden: Hierzu gehören Einstellungen wie Schuldaten, die Gestaltung der Startseite, die Verwaltung der häufig gestellten Fragen sowie die Konfiguration der Jahrgänge, Klassen und Bücherlisten.
  • Als zweites ist die Verarbeitung der Leihvorgänge zu nennen. Hierzu gehört die Zuordnung von Zahlungen, welche zum größten Teil automatisch durch den MT940-Import abgewickelt wird, die Bestätigung oder Abweisung von Anträgen sowie die abschließende Generierung von Leihscheinen und Bücherlisten.

Zahlreiche Auswertungen und Leihlisten können dabei zu jeder Zeit eingesehen und als PDF-Dokument gedownloadet werden.

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